Tutoriel : Utiliser l’agenda des sorties

En lien avec son crieur des sorties, le Gco propose un agenda des sorties pour vous permettre de retrouver facilement les événements publiés.

L’agenda des sorties est disponible sur le site du gco à l’adresse suivante :
 https://gco.ouvaton.org/agenda-des-sorties-des-crieurs/

Principes généraux

Seuls les événements publiés à partir du formulaire de publication pourront apparaître sur l’agenda des sorties. Tout envoi effectué directement à l’adresse de la liste ne sera pas intégré dans l’agenda.

Le formulaire de saisie comporte plusieurs champs. La plupart sont intuitifs et ne demandent pas de consignes particulières comme la saisie du Nom, Prénom, Adresse email, la commune qui accueille la sortie ou la validation avant envoi. Les champs qui demandent une attention particulière sont les suivants :

  • L’intitulé : Veiller à être précis et clair pour que chacun identifie rapidement ce que vous proposez. Cet intitulé est important car il va apparaître dans le planning de l’agenda et il pourra donner à un potentiel visiteur l’envie de cliquer pour en savoir plus ou pas.

  • La date de début : Attention, vous devez préciser la date de début mais également l’heure de début de manière à pouvoir insérer votre événement dans l’agenda avec précision. L’heure doit être saisie directement après la date avec deux points pour séparer les heures des minutes. Le formulaire vous guide dans la saisie mais visuellement, c’est assez discret.

  • La date de fin : Même consigne au sujet des heures que pour la date de début. Évidemment la date de fin doit être postérieure à la date de début. Ne souriez pas, nous voyons régulièrement des dates de fin avant la date de début… Si votre événement finit dans la nuit, mettez plutôt qu’il finit à 23h55 le jour-même. Si votre événement dure plus de trois jours (par exemple, une exposition photo) , il ne pourra pas apparaître dans sa globalité sur l’agenda et nous vous recommandons de n’indiquer que le temps fort de la manifestation (par exemple, le jour du vernissage)

  • Le site internet de présentation : Vous avez la possibilité d’afficher un seul site de présentation. Cela peut être le site internet de la manifestation, une page facebook, un wiki,… Le lien sera affiché automatiquement sur l’agenda et dans le message adressé à tous les crieurs. Veillez à bien tester l’adresse que vous saisissez pour éviter les liens cassés.

  • Le descriptif de la manifestation : Prenez le temps de le rédiger avec soin pour ne pas oublier des points importants. C’est dans le descriptif que vous pouvez préciser le lieu exact, les modalités pratiques, les contacts ou les points de vigilance.

  • Le flyer de présentation : Vous pouvez associer une affiche à votre événement. Notez bien que le poids du fichier téléchargé ne peut excéder 1Mo et doit être au format JPG, PNG, GIF ou PDF. Pour optimiser votre fichier, nous avons un tuto spécial optimisation des pièces jointes. Si vous voulez joindre plus de fichiers ou des fichiers plus gros, utilisez un cloud et mettez un lien dans le descriptif pour permettre le téléchargement

  • Les options de publications :
    • Si vous voulez que votre message soit envoyé sur le crieur des sorties, vous devez cocher la case : « Envoyer un email sur le crieur des sorties »

    • Si vous voulez que votre message paraisse sur l’agenda des sorties, vous devez cocher la case : « « 

Etude d’un cas pratique :

Imaginons que vous programmez un festival de musique. Vous connaissez la date 6 mois à l’avance. Dès que vous êtes sûr de la date, vous pouvez demander l’apparition du festival en cochant la case « Inscrire l’événement dans l’agenda des sorties » et en décochant la case « Envoyer un email sur le crieur des sorties ».

Ainsi, vous annoncez aux éventuels autres organisateurs d’événement qu’il y a aura un festival à cette date sans pour autant envoyer d’email inutile au réseau. Lorsque le moment sera venu, vous pourrez envoyer des emails au réseau en faisant l’inverse , c’est à dire cocher la case « Envoyer un email sur le crieur des sorties ». et décocher la case « Inscrire l’événement dans l’agenda des sorties » pour éviter une double apparition dans l’agenda.

Quelques questions concrètes :

Puis-je modifier un événement déjà publié sur l’agenda ?

En théorie, ce n’est pas facile de modifier un événement paru sur l’agenda… Il faut bien comprendre que la mécanique est astucieuse mais simple… Nous captons le flux de publication des crieurs pour alimenter l’agenda mais nous n’utilisons pas de base de données permettant facilement des modifications. Nous sommes en mode low-tech mais c’est tout de même bien efficace.
Concrètement, pour faire une modification, il faudra nous envoyer un email via le formulaire de contact en attendant qu’on améliore le canal de communication.

Puis-je supprimer un événement sur l’agenda ?

Une suppression correspond à une modification donc c’est la même réponse que la question précédente

Puis-je intégrer facilement l’agenda dans mon téléphone ?

Oui, l’agenda est au format ICS. Le fichier est à cette adresse :
https://gco.ouvaton.org/wp-content/uploads/calendrier-crieur/agenda.ics
En attendant que nous publions notre propre tuto, vous pouvez en trouver facilement pour lier ce fichier ics à votre gestionnaire d’agenda préféré.

Puis-je consulter la pièce jointe associée à un événement ?

Sur l’agenda intégré sur le site du gco, vous verrez les liens qui pointent vers les pièces jointes mais ils ne sont pas cliquables pour le moment. Pour y accéder plus facilement, il suffit de cliquer sur le lien « Plus d’info ».